ITIL tarafından desteklenen Hizmet Masasının önemi bir organizasyonda sadece bir şeyler ters gittiğinde ortaya çıkar. Bir yazılımın süresi dolduğunda, dizüstü bir bilgisayar işlevsiz hale gelebilir veya sunucunun düzgün yanıt vermediği durumlarda işler ters gidebilir. Söz konusu durumlardan herhangi biri meydana geldiğinde, organizasyonda çok fazla kaos, karışıklık ve verimsizliğe yol açar.
ITIL uygulaması, Servis Masası ile bu hasar kontrolünde yardımcı olur. Gartner’ın raporuna göre, ITIL uygulamasının gelişmiş müşteri memnuniyeti, BT üyeleri ve çalışanlar arasında iletişimi arttırması ve bir kurum tarafından sunulan hizmetlerin maliyetlerini düşürmesi açısından faydalı olduğu kanıtlandı. Bir Forrester anketi sonuçları, kuruluşlarında ITIL'i entegre eden kuruluşların% 80'inden fazlasının, daha yüksek verimlilikle gelişmiş organizasyonel hizmetlere sahip olduğunu göstermiştir.
Ancak, ITIL'i kuruluşunuza entegre etmeye çalışırken işler ters gidebilir. ITIL'i uygularken işletmeler tarafından işlenen bazı yaygın hataları sizzler için derledik.
Vizyon eksikliği:
ITIL'i mevcut sistemlerinize entegre etmeden önce, en iyi uygulamaların nasıl ve nerede uygulanmasının gerekli olduğunu anlamalısınız. Tüm organizasyon yapısının ve uygulamalarının değişmesi gerekmemektedir. İlk olarak neye ulaşmak istediğinize karar vermeniz ve buna bağlı olarak uygulamanıza karar vermeniz gerekir. Bir vizyonunuz olduğunda, iş gücünüzün de bunun farkında olduğundan emin olun. Böylece bu değişimin neden başladığının herkes bilincinde olmalı. Yani aynı hedefe hepberaber yürümek en doğru yöntemdir.
Üst Düzey Yönetimi Dahil Etmemek:
ITIL uygulamasının yönetim seviyesinden onaylanmasına bağlı olarak uygulanma süreci gecikebilir. Bu özellikle proje için önemli miktarda zaman ve kaynak gerektirdiğinde geçerlidir. Yöneticiler ITIL hakkında çok az bilgiye sahip olabilir ve neden ITIL ilkelerini uygulamak gerektiğini bilmek isteyebilir. ITIL'i kuruluşunuza dahil etmeye karar verdiğinizde bir yönetici sponsorunuza sahip olmanız önemlidir.
İş Gerekçesi Oluşturmak:
ITIL'i kuruluşunuza tanıtmak üzereyken resmi bir iş gerekçesi gerekli değildir. Süreci gereksiz yere uzatır. Aksine, paydaşların aşağıdaki temel şeylerden haberdar olmalarını sağlayın:
ITIL uygulaması belli bir maliyete yol açacaktır. Gereken bir yatırım, zaman ve kaynak miktarını hesaplayın ve paydaşların aynı şeyleri fark etmesini sağlayın.
ITIL sürecinin kapsamını tüm paydaşlara da açık bir şekilde vermelisiniz. En iyi uygulamaların ele almayı amaçladığı alanlarla ilgili net bir fikre sahip olmalıdırlar.
Kapsam Oluşturmak:
Birçok projede başlangıçta kapsam oluşturulurken hata yapılabilir. ITIL uygulaması sürecini başlatırken bir kapsam oluşturmak için bir kurallar seti yoktur. Ancak yapmanız gereken tek şey, ITIL uygulamasıyla elde etmek istediğiniz belirli hedefleri belirlemek, değişim hazırlığı değerlendirmesi ve olgunluk değerlendirmesi gibi temel yöntemleri kullanmaktır.
Yeni Bir Takım Oluşturma Yanılgısı:
ITIL'in önemli bir yanılgısı, ITIL'in kuruluşunuzun süreçlerine entegre edilmesi için yeni bir takımın yer alması gerektiğidir. Uygulama süreci ile ilgilenebilecek kurum içerisindeki kaynakları tespit ederek bunu ortadan kaldırabilir. Dahası ITIL bilgisi olan kişileri bulmak zorunda değilsiniz. Daha ziyade akıllı, öğrenmeye, adapte olmaya ve büyümeye istekli olan çalışanları tespit edin. Ekibi oluştururken birkaç kişiyi göz önünde bulundurun. Böylece yönetici sponsoru, yönetim komitesi üyeleri, paydaşlar, proje yöneticisi, süreç yöneticisi, süreç sahibi, süreç ekibi üyeleri ve süreç danışmanı gibi rollere uygun kişileri tanımlayabilirsiniz.
İletişim ve Süreç Stratejisi Oluşturmak:
Uygulama süreci ile başlamak için resmi bir iletişim ve süreç stratejisi gerekli değildir. Birkaç çağrı başlatma ve eposta, neyi başarmak istediğiniz hakkında iletişim kurma amacına hizmet edecektir. Üst yönetimin dikkatini çekmek istiyorsanız, bir pazarlama iletişimi uzmanı işe alın ve göz alıcı posta ve görseller oluşturun. Benzer şekilde, ortak bir süreç stratejisine karar vermek zaman kaybıdır. Her takım kendi süreçleri ile gelecektir ancak entegrasyon daha sonra yapılabilir.
Yönetilmeyen Kapsam:
Ceketini kumaşa göre kestirdiğinizden emin olun. Yeteneklerinizi ayrıntılı bir şekilde değerlendirdikten sonra, ITIL'in kuruluşunuzda ele alacağı kapsama karar verin. Aşırı iddialı olmayın ve kuruluşunuzdaki IT Sistemleri hizmet sunumları oluşturarak hizmetleri basit ve etkili bir şekilde sunmaya çalışın. Süreçlerin dikkatli bir şekilde araştırılmasının ardından herhangi bir kapsam değişikliğini onayladığınız yönlendirme komitesinin seçildiğinden emin olun.
Personelin Direncini Yoksaymak:
ITIL uygulaması, kurumunuzda iş kültürü açısından birçok değişiklik getirecektir. Personel için yeni kültüre uyum sağlamanın kendileri için için ek bir yük olacağını düşüneceğinden, çok büyük değişikliklerden dolayı çok mutlu olmayabilir. Personel içindeki artan direnci görmezden gelirseniz, asla en iyisini elde edemezsiniz. Personelin işbirliğini kazanmak için, ITIL'un organizasyon için neden önemli olduğunu, bunların ne gibi faydalar sağlayacağını ve personelin kendilerine nasıl fayda sağlayacağını anlatmak için oturumlar yapın. Ayrıca, ITIL'i mevcut süreçlerle entegre etme planlarınızdan haberdar etmeli ve herkesin işbirliğini aramalıdır.
ITIL'i Her Sürece Entegre Etme:
ITIL'i kuruluşunuzdaki her bir sürece entegre etmek isteyebilirsiniz. Ancak, bunu yapmanız gerekmeyebilir. Belki bazı süreçler zaten başarılı bir şekilde çalışıyor ve herhangi bir dış müdahale gerektirmeyebilir. Bu nedenle, mevcut süreçlerin kapsamlı bir analizini yapmak, temel güçlü yönleri, sancı noktalarını belirlemek ve daha sonra sorunlu alanları ele almak için ITIL'i uygulamak tavsiye edilir.
ITIL'in Reçete Olarak Kullanılması:
ITIL'i takiben, kuruluşunuzda çok fazla ek ve gereksiz değişiklik yapmanıza neden olabilir. Bu zaman alıcıdır ve bir şeyleri kolaylaştırmak yerine bir yük olabilir. Bu nedenle uzmanlar, ITIL'in ilgili organizasyonun mevcut çerçevesine uyacak şekilde uygulanabileceğini ve ayarlanabileceğini göstermelidir.
ITIL ‘i kurumunuzda uygulamanın müşteri memnuniyetini artırma konusunda başarısı kanıtlanmış olsa da, uygulama sürecinin verimli gerçekleştirilmemesi durumunda işler ters gidebilir. Bu makalede sözü edilen yaygın hataları önlemek, hatırlamak önemlidir.