Bugünün BT destek ekipleri yalnızca BT ve iş hizmetleriyle ilgilenmiyor. Ayrıca fiziksel ve sanal varlık bileşenlerini de yönetirler. Bu varlıklar bir kuruluşun BT altyapısının yapı taşlarıdır ancak BT Varlık Yönetiminin (IT Asset Management - ITAM) faydaları yeterince vurgulanamaz. Pek çok kuruluş BT varlık altyapısı hakkında bilgi sahibi olmazken, diğerleri de kayıt altına alınmış ve gerçek varlık envanteri sınırlı görünürlüğüne sahiptir. Kolaylaştırılmış varlık yönetimi BT maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilir.
BT Varlık Yönetimi, bir organizasyonun tüm varlıkların geçmiş ve mevcut bilgisi hakkında veriyi koruyarak BT altyapısının tanımlanıp kontrol edilmesinde önemli bir rol oynar. BT Varlık Yönetimi ayrıca bir olay kaydı, problem kaydı veya değişiklik kaydından etkilenen varlıklar hakkında doğru bilgiyi sağlayarak diğer ITIL süreçlerini de destekler. Son olarak, BT Varlık Yönetimi bir kuruluşun yazılım lisansları ile uyumlu kalmasına, denetimlere uyum sağlamasına ve yasal risklerin yanı sıra güvenlik risklerini azaltmasına yardımcı olur.
Etkin bir varlık yönetimi sürecini uygulamanızda size rehberlik edecek ve maksimum faydaları elde etmenize yardımcı olacak bazı ipuçları aşağıdadır;
Envanterinizi Oluşturun
Ana hedefiniz, tüm BT donanım ve yazılım bileşenlerinizi içeren merkezi bir varlık deposu oluşturmak olmalıdır. Kuruluşunuzda kullanılan işletim sistemlerine dayanarak, komut tabanlı tarama, etki alanı tabanlı tarama, ajan tabanlı tarama ve dağıtılmış varlık tabanlı tarama gibi geniş bir kullanılabilir tarama ve keşif teknikleri listesinden seçim yapın. Örneğin, bir Windows kullanıcısıysanız, ajan tabanlı bir tarama ideal olacaktır. Taranan varlıklar üzerine daha fazla ışık tutmak ve daha iyi anlamak için varlık türü, üretici adı, durum, konum ve maliyet gibi mümkün olduğunca varlıkla ilgili öznitelikleri bu taramalar ile yakalamak en iyi yöntemdir.
Varlıklarınızı Haritalayın
Bir varlık veritabanı envanterine sahip olmak, varlığı kimin kullandığı, varlığın hangi bileşenlere bağlı olduğu ve bir arıza durumunda varlığın hangi hizmetleri etkileyeceği gibi ayrıntıları bilmedikçe anlamsız olacaktır. Artık varlık envanter veritabanınızı oluşturduğunuza göre, bir sonraki adım varlıklar arasında bağımlılıklar oluşturarak CMDB'nizi (Konfigürasyon Yönetimi Veritabanı) oluşturmak olacaktır. BT altyapı kurulumunuzun kuşbakışı görünümü için farklı ilişki türlerini kullanarak bir ilişki haritası oluşturun. Örneğin bir işletme hizmeti diğer varlıklar ile, bağlı olduğu, üzerinde çalıştığı yada etkisinin olduğu gibi ilişki tipleri ile ile eşleştirilebilir.
Varlıklarınızın Yaşam Döngülerini Yönetin
Tüm donanım ve yazılım varlıkları kiralanan, satın alınan, tamir edilen ve kullanımda olan gibi çeşitli durumlardan geçen bir döngünün parçası olmalıdır. Bu durumlar varlıkların tüm yaşam döngüsünü izlemenize yardımcı olur ve daha iyi kaynak kullanımı yapabilmenizi sağlar. Bu varlıklar bir durumdan diğerine geçtiğinde merkezi varlık deposu neden güncellendiği, zaman damgası ve durumu değiştiren kişinin adıyla güncellenmektedir. Bu güncellenmiş bilgi güncel kalmanızı, varlıklarınız üzerinde kontrol sahibi olmanızı ve etkili satın alma kararları vermenizi sağlar. Örneğin, bir satın alma müdürü, mevcut veya var olan onarım durumunda olan mevcut bir varlıkları görüntüledikten sonra bu varlıklar yerine yeni bir varlık kiralayabilir veya satın alabilir.
Varlık Yönetimini diğer ITIL Süreçlerine Genişletme
Varlık yönetimi tek başına bir süreç değildir. BT personelinin bilinçli kararlar almasına yardımcı olmak için diğer ITIL süreçleriyle entegre edilmesi gerekir. İlgili varlıklar hakkında ayrıntılı bilgi sağlayarak olayların, problemlerin ve değişikliklerin kapatılma oranını artırır. Varlık yönetiminin bazı ITIL süreçlerini nasıl desteklediği ise aşağıda açıklanmıştır:
Olay Yönetimi - İstekte bulunanlar tarafından kullanılan varlıklar hakkında önemli teşhis bilgileri sağlar ve sorunları gidermek için uzaktan kontrol özelliği ile herhangi bir bilgisayara veya sunucuya erişmenize yardımcı olur.
Problem Yönetimi - Sorunların kök nedenini tanımlamak için varlık bilgisi sağlar.
Değişiklik Yönetimi - Doğru planlama ile bir değişikliği yapmanıza yardımcı olur ve minimum iş kesintisi sağlar. Ayrıca varlık ilişkileri planlanan değişikliklerin BT ortamını nasıl etkileyebileceğini anlamanıza yardımcı olur.
Uyarıları ve Bildirimleri Otomatikleştirin
Varlık yönetimi genellikle son kullanıcılar (bir varlığın hata vermesi durumunda etkilenenler) ve varlık yöneticileri (varlıkları takip etmek ve sürdürmekle yükümlü olanlar) dahil olmak üzere birçok paydaşı içerir. Varlık altyapınızdaki değişiklikler hakkında otomatik uyarı ve bildirimlerle bu paydaşlara bildirimde bulunmak önemlidir. Böylece paydaşlar, olayların meydana gelmesini önlemek veya azaltmak için proaktif adımlar atabilirler. Örneğin, bir sunucu arızasının gerçekleşmeden önce duyurulması son kullanıcıların sunucu hatası bildirimlerini yardım masasına çağrı olarak açmasını engelleyecektir. Benzer şekilde, bir satın alma yöneticisine, yakında sona erecek bir lisans veya sözleşme hakkında bildirimde bulunulması, yöneticinin ek lisans satın almasına ve uyumlu kalmasına olanak tanır.
Varlık Verilerini Raporlayın ve Paylaşın
Varlıklarla ilgili sık sık ayrıntılı raporlar oluşturarak paylaşmak, karar vericilere BT altyapınızın düzenli olarak güncellenen bir anlık görüntüsünü verir. Bu niceliksel varlık raporları, denetimlere hazırlanmasına ve mali bütçelerin daha kesin bir şekilde formüle edilmesine yardımcı olabilir. En yaygın olarak oluşturulan bazı raporlar şunlardır:
· Yetkisiz donanım ve yazılım kullanımı
· Yetkisiz yapılandırma öğelerinin algılanması
· Hizmet arızalarının nedeni olarak belirlenen varlıklar
· Kullanılan lisansların satın alınan lisanslara oranı
· Bir lisansın ortalama maliyeti
BT ‘nin Ötesinde bir BT Varlık Yönetimi
BT varlık yöneticileri sıklıkla soruyorlar: “BT dışındaki tüm varlıklarımı da takip etmeli miyim?” Tüm BT varlıklarınızı izlemek ve sürdürmek için merkezi bir havuz kurduktan sonra, BT Varlık Yönetiminin kapsamını BT dışı varlıklara genişletmek mantıklıdır. Bu işlem, başka bir bölümün tekerleği yeniden icat etmesini engelleyecektir. Kuruluşunuzun finansal harcamalarını anlamak ve bütçenizi gözden geçirmek için jeneratörler, klima üniteleri, buzdolapları ve mobilya gibi tüm BT dışı varlıklarınızı takip etmek de çok önemlidir. BT olmayan varlıklar .csv dosyaları veya tarama barkodları ile içeriye aktarılarak yardım masanıza eklenebilir.
Yukarıda açıklanan noktalar, kurumunuzda BT Varlık Yönetimini uygulamak için iyi bir başlangıç noktası olabilir. Ve bu BT servis masası işlemlerinde performans, uyumluluk ve verimliliği hızlandırmak için garantili yöntemdir.