ITSM Araç Seçim Süreci: Doğru Satın Alma İçin İpuçları

Yeni bir IT hizmet yönetimi (ITSM) aracı seçmek, ciddi bir iştir. Özellikle teklif talebi (RFP) süreci hem alıcı hem de satıcı tarafında sıkça karmaşık ve zorlu bir süreç olarak görülür. Ancak daha da önemlisi, bu süreçte yapılan hatalar işletme için uzun vadeli sorunlara yol açabilir.

Bir ITSM aracı seçerken yapılan hatalardan biri yanlış sorular sormaktır. Yanlış sorular, yanlış cevaplara ve dolayısıyla organizasyon için uygun olmayan bir araç seçimine yol açabilir. Endüstri analistleri, ITSM araçlarının genellikle her 3-5 yılda bir değiştirildiğini belirtiyor. Bu döngünün temel sebeplerinden biri, araç seçim sürecindeki hatalardır.

ITSM Aracı Seçiminde Yaygın Hatalar ve Doğru Yaklaşımlar

Birçok kişi ITSM aracı değişim döngüsünün yalnızca teknoloji implementasyon süreci veya insan ve süreç yönetimi sorunlarından kaynaklandığını düşünür. Ancak bu durumun bir diğer önemli sebebi, seçilen aracın organizasyon için en uygun seçenek olmamasıdır. İşte bu noktada RFP süreci büyük bir rol oynar.

Doğru bir RFP süreci için şu yaklaşımlar önerilmektedir:

1. Gerçek ihtiyaçlara odaklanın: ITSM aracından gerçekten ne beklediğinizi belirleyin. İş operasyonlarından ziyade iş sonuçlarına odaklanın.
2. Geleceği planlayın: Hem bugün hem de gelecekte kullanacağınız özellikleri netleştirin.
3. Karmaşıklıktan kaçının: Kullanıcıların aracı kolayca kullanabilmesi için kullanıcı dostu bir arayüz tercih edin.
4. Toplam sahip olma maliyetini (TCO) göz önünde bulundurun: Lisans maliyetlerinden tasarruf etmenin operasyonel maliyetlerde artışa yol açabileceğini unutmayın.

ITSM Aracı Seçiminde 10 İpucu

Crowdsourcing yöntemiyle belirlenen ve sektör profesyonelleri tarafından doğrulanan şu 10 ipucu, doğru bir RFP süreci yürütmenize yardımcı olabilir:

1. Doğru şeylere odaklanın: RFP’ler genellikle gereğinden uzun ve detaylı hazırlanır. Asıl önemli olan sonuçlara odaklanmaktır.
2. Teknolojinin sizi yanıltmasına izin vermeyin: Gereksinimlerinizi net bir şekilde belirleyin ve bir ürünün özellik listesinin sizi yönlendirmesine izin vermeyin.
3. İş sonuçlarına odaklanın: Aracın desteklemesi gereken iş süreçlerini belirleyin ve bu süreçlere uygun çözümler talep edin.
4. Tarafsız olun: Belirli bir satıcıya ya da teknolojiye ön yargılı yaklaşmayın.
5. Detaylarda kaybolmayın: Sıradan işlevlere değil, organizasyonunuz için kritik öneme sahip ihtiyaçlara odaklanın.
6. Dışa dönük bir yaklaşım benimseyin: İşletmenin ihtiyaçlarına, müşteri odaklı bir bakış açısıyla yaklaşın.
7. Özgün ihtiyaçlarınıza odaklanın: Standart şablonlardan ziyade organizasyonunuza özel gereksinimleri ön planda tutun.
8. Bugünü ve geleceği dengeleyin: Hem mevcut gereksinimlerinizi hem de gelecekteki ihtiyaçlarınızı göz önünde bulundurun.
9. Satıcılardan çözüm önerisi isteyin: Satıcıların kendi uzmanlıklarını göstermelerine fırsat tanıyın.
10. Satıcı yanıtlarını sorgulayın: Yanıtları yüzeysel olarak kabul etmek yerine detaylı bir şekilde değerlendirin.